Työsähköposti = henkilökohtainen sähköposti?

Sähköposti on aika vanha keksintö. Minä sain ensimmäisen sähköpostini Koillismaan tietoverkolta vuonna 1995 ja muistan salasanan vieläkin!

Tämän jälkeen postit on vaihdelleet, mutta nykyinen työposti saara@davas.fi on ollut käytössä yli 10 vuotta. Ja käytän monien muiden tavoin työpostiani myös henkilökohtaisiin asioihini!

Mutta olisiko hyvä erottaa nämä toisistaan?

Background vector created by freepik - www.freepik.com

Sanastoa ja perusasiaa

Minkälainen verkkotunnus, eli www-osoite?

Luonnollisesti yrityksellä pitää olla ensin www-osoite johon sähköposti liittyy.

Annat luotettavamman kuvan yrityksestäsi, kun www-osoite on yrityksen tai tuotteen nimellä.

Esimerkiksi www-osoite www.pallotehdas.fi. Jolloin sähköpostitkin ovat muotoa xxx@pallotehdas.fi.

Mistä sähköposti ja minkälainen?

Suosittelen, että käytät kaikkiin sähköposteihisi luotettavia palveluntarjoajia. Esim. Googlen tai Microsoftin pilvipalveluja. Molemmista löytyy ilmaisversiot henkilökohtaiseen käyttöön. Yritykselle kannattaa hankkia kaupalliset versiot omalla verkkotunnuksella.

Esimerkiksi sähköpostit yrittäjä Anna Elk nimiselle henkilölle:
Työposti: anna.elk@yrityksennimi.fi
Henkilökohtainen posti anna.elk@gmail.com

Moni karttaa usean sähköpostin käyttöä, pitävät sitä hankalana, mutta eri laitteilla (tietokone, tabletti, älypuhelin) saadaan näkymään useita postilaatikoita helposti, siihen tottuu kyllä nopeasti.

Jos sinulla ei ole verkkotunnusta tai sähköpostia lue lisää täältä tai ota yhteyttä meihin.

Miksi yrittäjällä olisi hyvä olla työsähköpostin lisäksi myös henkilökohtainen sähköposti?

Yrittäjä yrittää 24/7, myös lomalla ja viikonloppuisin. Helpointa on hoidella kaikki sähköpostiliikenne yhden sähköpostin, yleensä työsähköpostin, kautta. Samassa suloisessa postisekamelskassa työ- ja yksityisasiat.

Niin kauan, kun yritys on oma ja ei ole työntekijöitä, ei tässä ole mitään hätää…

… Mutta mitä jos???

Myyt yrityksen?

Tällöin menetät rakkaan työpostisi, missä on vuosien ajalta viestejä, ellet saa tallennettua tai siirrettyä niitä jonnekin (kun posti on muotoa etunimi.sukunimi@yrityksennimi.fi).

Postien määrä voi olla melkoinen ja siirto työläs, joten pienennät työpostilaatikon kokoa ja helpotat siirtymää, kun henkilökohtaiset viestit eivät mene työpostiin.

Palkkaat työntekijän?

Jos olet käyttänyt yrityksen yleistä sähköpostia esim. info@yrityksennimi.fi ja palkkaat työntekijän, joka tarvitsee myös tätä ”yleistä postia”, joudut siivoamaan henkilökohtaiset postisi sieltä pois. Ethän halua, että työntekijäsi niitä lueskelee tauoillaan! Mikä homma!

Viestit hukassa?

Kun viestimassa kasvaa, etkä ole tehnyt niihin minkäänlaista lajittelua, saattaa olla mahdottoman vaikea löytää vuosien takaa viestejä. Varsinkin, kun seassa on myös henkilökohtaiset postit, roskapostit, mainokset jne.

Hukut roskapostiin?

Eteesi tulee houkutteleva kilpailu ja päätät osallistua siihen työsähköpostillasi, kun muuta ei ole!
NOU NOU, näin ei kannata tehdä. Tämä on vain yksi esimerkki siitä miten postilaatikkosi alkaa täyttyä uutiskirjeistä ja roskapostista. Kisat, kilpailut, somet jne. hoidetaan henkilökohtaisella sähköpostilla, piste.

Sähköposti työntekijälle

Kun yritykseen palkataan työntekijöitä, kannattaa miettiä luodaanko sähköposti työntekijän nimellä vai valitaanko neutraali nimike (info, sales, myynti, varasto jne.). Valintaan vaikuttaa henkilön työtehtävät.

Lisäksi kannattaa käydä työntekijän kanssa läpi pelisäännöt, mihin ja miten sähköpostia saa käyttää. Yksi tärkeimmistä on se, että myös työntekijöiden tulee käyttää eri sähköposteja työ- ja yksityisviesteihin.

https://www.freepik.com/free-photos-vectors/people

Neutraali sähköpostiosoite

Esimerkki: Ville Tarjoilija on ravintolassa töissä tarjoilijana ja yleismiesjuntusena. Hän tilaa tavaraa, ottaa vastaan pöytävarauksia ja vastailee kysymyksiin.

Suosittelen sähköpostiksi esim. info@yrityksennimi.fi. Osoite voi olla myös sales tai myynti alkuinen, riippuen asiakaskunnasta.

Perustelen tämän sillä, että hän käyttää sähköpostia yleisissä, toiminnan pyörittämiseen liittyvissä asioissa. Viestin vastaanottajalle on tärkeämpää se, että hän saa vastauksen, kuin se, keneltä se tulee.

Jos Ville vaihtaa työpaikkaa, sähköpostin käyttöä voi jatkaa yrityksen uusi työntekijä, kolleegat tai omistaja.

Sähköposti nimellä

Esimerkki: Jaana Myyntinainen työskentelee yrityksen markkinoinnissa. Hän matkustaa paljon ja luo henkilökohtaisia kontakteja.

Suosittelen sähköpostiksi jaana.myyntinainen@yrityksennimi.fi tai jaana@yrityksennimi.fi

Perustelut, no tarvitaanko sitä? Kaikki tietävät, että henkilökohtaisella kontaktoinnilla syntyy paremmin kauppaa.

Kun Jaana vaihtaa työpaikkaa, sähköpostin kanssa onkin sitten hieman mietittävää. Kun osoite on henkilön omalla nimellä, työnantaja ei saa työsuhteessa eikä työsuhteen jälkeen lukea työntekijän sähköpostia.

Jos yrityksen tarvitsee päästä työntekijän sähköpostiin, esim. sairaslomalla, sovi siitä kirjallisesti hänen kanssaan (sähköposti riittää). Työsuhteen päättyessä, sama juttu, pyydä kirjallinen suostumus työntekijältä sähköpostin käyttöön, siirtoon tms.

Jos yllä mainittu ei ole mahdollista, ainoastaan todella perustelluista syistä on mahdollista lukea työntekijän posteja, mutta silloin kannattaa kysyä neuvoa esim. lakimieheltä.